Nota Fiscal Eletrônica: o que é e quais são os tipos

A Nota Fiscal Eletrônica desempenha um papel importante, pois permite que a fiscalização supervisione as transações comerciais, assegurando que todas elas ocorram de acordo com a legislação. De acordo com o Ministério da Fazenda, os tipos de Nota Fiscal Eletrônica variam da ocupação que você exerce.

Por exemplo: você pode emitir Nota Fiscal de produtos ou serviços. Entretanto, para te ajudar a entender como isso funciona, preparei este artigo para o blog Empreender Depois dos 30 sobre os tipos de notas fiscais. Confira!

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O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital com validade jurídica utilizado para registrar transações envolvendo produtos ou serviços. É obrigatória para empresas em todas as transações comerciais, pois é por meio dela, que os órgãos fiscais recolhem os impostos relativos às operações empresariais. A falta da emissão da Nota Fiscal pode acarretar penalidades.

Atualmente, apesar de alguns municípios brasileiros permitirem a emissão da Nota Fiscal em papel, a maioria dos estados exige a utilização do formato eletrônico. Esse documento foi introduzido em 2006 com o objetivo de simplificar e agilizar os processos empresariais, eliminando a necessidade de papel, impressão e armazenamento físico de documentos.

Para que serve?

A Nota Fiscal Eletrônica oferece diversas vantagens, como a redução do consumo de papel e maior praticidade para as empresas. Facilita o controle das operações de compra e venda, contribuindo para a conformidade fiscal dos empreendimentos. Além disso, oferece maior segurança na manutenção dos registros de transações, reduzindo erros de impressão e problemas de armazenamento.

A segurança é um aspecto fundamental da Nota Fiscal Eletrônica, beneficiando todas as partes envolvidas na transação comercial, desde o vendedor até a empresa de transporte e o consumidor. Todos os dados relevantes estão registrados no documento, preservando os direitos de todas as partes. É importante observar que existem vários tipos de notas fiscais eletrônicas, cada um com suas particularidades e condições de emissão.

Quais são os tipos de notas fiscais?

Para compreender melhor a Nota Fiscal Eletrônica, é essencial conhecer os principais tipos:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Emitida por prestadores de serviços, como cursos online, faculdades e academias. As exigências variam de acordo com cada município, podendo incluir cadastro online simples ou uso de certificado digital.

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Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Utilizada na venda de produtos físicos. É emitida pela Secretaria da Fazenda de cada estado e está relacionada aos impostos IPI e ICMS.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Substitui o cupom fiscal em todo o país para vendas ao consumidor final. Alguns estados exigem sua emissão para todos os varejistas.

Módulo Fiscal Eletrônico (MFE)

Utilizado no Ceará, é semelhante ao SAT Fiscal de São Paulo, com algumas diferenças tecnológicas.

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

Variação da NFC-e em São Paulo, que pode ser validada pela assinatura digital do contribuinte.

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Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Documento obrigatório para serviços de transporte, agilizando a movimentação de mercadorias entre municípios.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Utilizado para movimentação de cargas em transporte interestadual, exigido em alguns estados para operações internas.

Nota Complementar

Corrige quantidades ou valores incorretos em relação à nota fiscal original, como reajuste de preços ou erro no lançamento.

Nota Denegada

Emitida quando há irregularidades fiscais de uma das partes envolvidas na transação, como destinatário ou emitente.

Nota Rejeitada

Similar à denegada, mas pode ser corrigida, ao contrário da denegada cujo número não pode ser reutilizado.

Nota Fiscal de Devolução

Emitida quando o prazo de cancelamento expirou ou o consumidor rejeitou a mercadoria, evitando o pagamento de impostos indevidos.

Nota Fiscal de Exportação

Destinada a clientes no exterior, incluindo informações específicas como local de embarque e endereço do consumidor final.

Nota Fiscal de Remessa

Emitida quando há envio de um bem sem a realização de uma venda, informando a finalidade, como doação, demonstração ou armazenamento.

Qual a diferença entre DANFE e NF-e?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a versão impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, emitida em formato XML. Segundo a Secretaria da Fazenda, o arquivo eletrônico da NF-e é autenticada pela própria Secretaria e só pode ser visualizado por meio de softwares específicos da SEFAZ ou de sistemas emissores autorizados.

Já o DANFE acompanha o transporte das mercadorias e serve como um comprovante físico da operação comercial. Deste modo, facilita a conferência e a fiscalização. Também é importante destacar que o documento não substitui a Nota Fiscal Eletrônica e também não tem validade jurídica. Ele apenas representa visualmente algumas informações da nota, como por exemplo, a chave de acesso.

Qual é a importância de emitir Nota Fiscal eletrônica?

Veja as principais vantagens de emitir a Nota Fiscal Eletrônica:

• Redução de custos com armazenamento de papel impresso;
• Comprovação das vendas pela Internet;
• Ampliação da segurança dos processos;
• Redução dos erros no processo, pois as notas antigas eram emitidas manualmente;
• Aumento da produtividade das empresas.

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

Em geral, se a sua empresa oferece serviços ou produtos precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Porém, há alguns casos em que há exceção na emissão do documento. Por exemplo: as empresas cujo faturamento bruto anual não é superior a R$120 mil, podem solicitar dispensa de obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal.

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O que é preciso para emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Confira o que precisa para emitir a sua Nota Fiscal Eletrônica:

Credencie a empresa na SEFAZ

Busque no Google o site da Secretaria de Fazenda do seu Estado e faça o credenciamento da sua empresa. Entenda também qual é o tipo de nota que você irá emitir, pois casa uma segue regras e plataformas diferentes de emissão.

Tenha um certificado digital

Na Secretaria de Finanças ou de Arrecadação do seu município, busque informações sobre como emitir o certificado digital. Ele é como uma assinatura eletrônica e garante a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica. Após isso, escolha um sistema emissor confiável que facilite o seu processo e evite erros. Com tudo pronto, preencha os dados da transação e da empresa para emitir as suas notas fiscais.

Saiba qual o tipo de nota fiscal eletrônica emitir

Como você viu neste artigo, cada documento fiscal tem a sua finalidade. Por isso, é importante saber qual é o tipo de Nota Fiscal que você deseja emitir. Por exemplo: se a Nota Fiscal Eletrônica é de Produto ou de Consumidor, ela deverá ser emitida pelo software da Sefaz do seu Estado, instalado em seu computador gratuitamente.

Já se ela for de serviço, será emitida pelo site da Prefeitura correspondente ou via Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Escolha o emissor da Nota Fiscal Eletrônica

Você pode emitir as suas notas fiscais eletrônicas pela Prefeitura ou pelo portal da Sefaz. Porém, muitas vezes, essas plataformas de emissão de notas fiscais têm instabilidades e também podem causar confusão na hora de preencher o documento. Por isso, para alguns empreendedores, a saída é pagar um sistema de emissão de notas fiscais. Assim, não terão problemas com a burocracia ou com o funcionamento do sistema.

Passo a passo para emitir a Nota Fiscal

1 – Instale o software emissor de NF-e

• Acesse a página oficial do emissor do seu estado.
• Verifique se o seu computador tem todos os plugins e configurações compatíveis com o sistema emissor.
• Clique no link indicado para iniciar a instalação.
• Após o download, instale o programa e acesse-o pela área de trabalho.
• Encontre no Portal Nacional da NFe a lista completa dos portais emissores de cada estado.

2 – Cadastre a sua empresa

No programa da Nota Fiscal Eletrônica, cadastre o emitente. Para isso, siga as dicas:

• Busque o menu Emitente ou Selecionar Emitente.
• Clique em Incluir.
• Preencha os dados.
• Salve.
• Selecione o emitente.
• Clique em Iniciar.

3 – Cadastre clientes, produtos e serviços

Antes de emitir a sua Nota Fiscal, é preciso cadastrar os clientes, produtos ou serviços. Para isso, você deverá selecionar cadastro e em seguida escolher cliente, produto ou serviço.

4. Crie uma nova NF-e

Para gerar uma nova Nota Fiscal, escolha Emitir Nova Nota ou algo parecido. Em seguida, preencha todos os campos obrigatórios e salve o rascunho do documento com as seguintes informações:

• CNPJ;
• Endereço;
• Razão social da empresa;
• Inscrição estadual;
• Identificação do cliente;
• Descrição dos produtos ou serviços;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Impostos e contribuições;
• Número da nota fiscal;
• Data da emissão;
• Entre outras informações.

5. Valide a sua Nota Fiscal Eletrônica

Clique em Validar e com isso você verificará se todos os campos da sua nota fiscal foram preenchidos corretamente. No final, o sistema gerará uma Chave de Acesso do documento.

6. Assine digitalmente

Como já mencionado neste artigo, é necessário ter um certificado digital válido para a emissão da NF-e. Portanto, é só instalar o certificado digital tipo A1 ou A3 e assinar. Ao concluir essa ação, a sua nota estará como status de Assinada.

7. Transmita a SEFAZ

Depois de assinar o documento, você deverá transmiti-lo à Secretaria de Estado da Fazenda. Para isso, clique no botão Transmitir e o sistema enviará a sua nota fiscal para o órgão. Depois, aguarde o retorno. Quando o documento estiver autorizado, seu status aparecerá como Autorizado ou Autorizada.

8. Imprima o DANFE

Por fim, imprima o DANFE para acompanhar o produto durante o transporte. Já para prestação de serviços, basta fazer gerar PDF e fazer o download do documento auxiliar.

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É necessário armazenar as notas fiscais?

Sim, é importante! A dica aqui é você armazenar os documentos por pelo menos cinco anos. O motivo é para evitar a troca de produtos ou serviços e controlar as informações da sua empresa. Além disso, a NF é a garantia que tudo está de acordo com a lei e que você não terá problemas com a fiscalização e Receita Federal.

Segundo o contador Giovanni Souza, as Notas Fiscais Eletrônicas devem ser armazenadas em arquivos XML ou PDF. Não há necessidade de impressão. Por isso, a boa dica é contratar um bom software que ajuda no armazenamento dos seus documentos.

Neste artigo, explicamos o que é a Nota Fiscal Eletrônica e quais são os tipos. Agora que você já sabe, poderá controlar as suas notas fiscais com mais tranquilidade, não é mesmo?

Depois de aprender tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica, que tal descomplicar a emissão da nota? Continue comigo aqui no blog e fique atento aos demais conteúdos sobre Nota Fiscal Eletrônica.

Perguntas Frequentes sobre Nota Fiscal Eletrônica